von Wer die Qual hat… hier eine kleine Übersicht, hauptsächlich mit Fokus auf Exchange (Online):
Verteilerlisten / -gruppen
Verteiler sind „dumme“ Gruppen, die feste Mitglieder enthalten und die nur für den Versand von Nachrichten an mehrere Empfänger verwendet werden können. Verteilerlisten können bei Bedarf von ausgewählten Usern selbst verwaltet werden.
Mail-enabled Security Groups
Mail-enabled Security Groups sind Security Principals und können deshalb zusätzlich (zur Funktion als Verteilerliste) verwendet werden, um Berechtigungen zu erteilen (File Server, SharePoint, SendAs, u.v.m.).
Dynamische Verteilerlisten
Im Gegensatz zu Standard Verteilerlisten werden die dynamischen Pendants nicht händisch gepflegt, sondern regelbasiert (z.B. alle mit Attribut „department“ == „Marketing“)
M365 Gruppen
Früher Office 365 Gruppen genannt, sind diese eine Kombination einer sehr reduzierten SharedMailbox (einer sog. „Group“ Mailbox) inkl. eines einzelnen Kalenders, einer SharePoint Site zum File Sharing, eines OneNote Notizbuchs und eines Planner Workspaces. Alle Inhalte sind primär über Outlook zugänglich, die Einbindung erfolgt für Mitglieder automatisch unterhalb von „<Postfach>\Gruppen“. Mitglieder haben i.d.R. auf alle Inhalte Vollzugriff, Owner können zusätzlich die Gruppe verwalten. Die Mailbox besteht nur aus einem einzelnen Ordner, man kann keine Ordnerhierarchie anlegen wie bei Shared Mailboxen. Braucht man hier mehr als 1 Kalender und kein File Sharing etc. ist man bei einer Shared Mailbox besser aufgehoben. Es fällt keine eigene Lizenz an, dafür ist aber bei bei der Group Mailbox bei 50 GB Schluss.
Teams
Teams-„Teams“ bauen auf M365 Gruppen auf und erweitern diese um Teams-Funktionalität. D.h. also: Jedes Team hat als Unterbau eine M365 Gruppe.
Shared Mailboxes
Shared Mailboxes sind nahezu funktionsgleich mit personengebundenen Mailboxen, es fällt aber keine Lizenz an, sofern keine erweiterten Archivfunktionen benötigt werden. Dafür ist aber bei 50 GB erst einmal Schluss. User mit personengebundenen Mailboxen erhalten Zugriff auf Shared Mailboxes über sog. Mailbox permissions, Standard ist FullAccess. Der Zugriff erfolgt immer im Kontext des Users mit personengebundener Mailbox – zu den Shared Mailboxes zugehörige User-Accounts sind deaktiviert und werden nicht genutzt. Wenn Benutzer auch als Shared Mailbox senden sollen, benötigen sie zusätzlich SendAs Rechte. Beides kann man über das UI einstellen. Standardmäßig werden gesendete Mails im Ordner des Senders abgelegt.
Über den folgenden Befehl kann das geändert werden, sodass diese in „Gesendete Elemente“ der Shared Mailbox abgelegt werden, siehe auch Messages sent from a shared mailbox aren’t saved to the Sent Items folder – Exchange | Microsoft Learn:
Set-Mailbox <mailbox name> -MessageCopyForSentAsEnabled $True
Public Folders (Öffentliche Ordner)
Hier haben wir eine schon lange totgesagte Technologie, die ursprünglich für gemeinsame Zugriffe auf Email, Kalender, Kontakte, Tasks und Posts entwickelt wurde. Ein Alleinstellungsmerkmal: PFs können so konfiguriert werden, dass der „Gelesen“-Status von Elementen individuell pro User gespeichert wird. Abgesehen von diesem Feature stehen inzwischen viele Alternativen zur Verfügung (s.o.). Neue Umgebungen sollten möglichst nicht mehr auf Public Folders setzen.
Außer Konkurrenz: Azure AD Gruppen
Diese tauchen nicht in Exchange auf, sollen hier jedoch am Rande erwähnt werden. Ähnlich wie Verteilerlisten können Azure AD / Entra ID Gruppen entweder feste Mitglieder enthalten oder wie dynamische Verteilerlisten regelbasiert gefüllt werden. Um bei den hier vorgestellten Optionen zu bleiben: Wie Mail-enabled Security Groups, nur nicht mail-enabled 😉
